Các trường hợp thay đổi con dấu của công ty?

Việc thay đổi con dấu công ty được tiến hành vì công ty, doanh nghiệp có nhiều lí do cần phải thay đổi để phù hợp với điều kiện kinh doanh thực tế của công ty, doanh nghiệp. Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Các trường hợp thay đổi con dấu của công ty? Thủ tục thực hiện như thế nào? Cùng Luật sư Thông tìm hiểu vấn đề này qua bài viết dưới đây.

Quy định của pháp luật về con dấu của công ty

Theo quy định tại khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Con dấu thường được dùng trong các văn bản, tài liệu nội bộ cũng như công khai để khẳng định và đảm bảo độ tin cậy và chính xác của những văn bản đó. Nhờ có con dấu mà giá trị của những văn bản hay báo cáo được đảm bảo hơn.

Các trường hợp thay đổi con dấu của công ty

• Thay đổi tên công ty;
• Thay đổi loại hình doanh nghiệp;
• Thay đổi hình thức, số lượng con dấu;
• Thay đổi địa chỉ công ty khác quận hoặc khác thành phố;
• Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp;
• Mất con dấu hoặc con dấu bị mòn méo, bị mờ, bị hỏng, không thể tiếp tục sử dụng,…

Thủ tục thay đổi con dấu của công ty

Thủ tục thay đổi con dấu sẽ được thực hiện lần lượt qua các bước cụ thể sau:

Bước 1. Soạn thảo công văn hủy dấu công ty cũ

Với các công ty được thành lập trong giai đoạn dấu vẫn do cơ quan công an quản lý và cấp dấu cùng giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, khi tiến hành thay dấu mới cần phải trả lại dấu cũ cho cơ quan công an để hủy dấu cũ.

Bước 2. Tiến hành khắc lại dấu công ty mới

Doanh nghiệp liên hệ với các công ty khắc dấu để đặt khắc, in dấu mới.

Lưu ý: Ngành nghề kinh doanh sản xuất con dấu là ngành nghề sản xuất kinh doanh có điều kiện. Do đó doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn những doanh nghiệp có đủ điều kiện pháp luật để khắc dấu.

Bước 3. Soạn thảo thông báo việc sử dụng con dấu mới của công ty

Sau khi có con dấu mới doanh nghiệp sẽ soạn thảo thông báo về việc sử dụng dấu mới để cập nhật mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp.

Bước 4. Nộp thông báo về việc sử dụng dấu mới công ty tới cơ quan đăng ký

Doanh nghiệp nộp thông báo sử dụng mẫu dấu tới Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Bước 5. Sở kế hoạch đầu tư tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, xác thực thông tin thay đổi dấu công ty

Sở Kế hoạch và Đầu tư sau khi tiếp nhận hồ sơ sẽ xem xét tính pháp lý hồ sơ công bố mẫu dấu trước khi tiến hành thủ tục cập nhật mẫu dấu.

Bước 6. Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ tiến hành công bố thông tin thay đổi dấu công ty

Sau khi kiểm tra hồ sơ công bố mẫu dấu và thấy hồ sơ đầy đủ hợp lệ sẽ tiến hành công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi con dấu của công ty gồm những gì?

• Thông báo thay đổi mẫu dấu;
• Văn bản ủy quyền (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty);
• CMND/CCCD của người nộp hồ sơ;
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bản sao.

Nơi nộp hồ sơ thay đổi con dấu của công ty

Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty, doanh nghiệp đặt trụ sở.

Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu của công ty

• Trong trường hợp bị mất con dấu thì không cần nộp lại con dấu cũ, những trường hợp thay đổi thì cần nộp lại con dấu cũ;
• Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng địa chỉ quận/huyện thì không cần thay đổi con dấu;
• Có thể bị xử phạt hành chính: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng nếu doanh nghiệp không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Tùy thuộc vào thời gian thành lập công ty, doanh nghiệp khi thay đổi con dấu cần lưu ý một số vấn đề sau

• Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015: Sau khi thông báo mẫu dấu mới, doanh nghiệp phải tiến hành nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ cho cơ quan công an nơi trước đây đã đăng ký mẫu dấu và nhận giấy biên nhận đã trả lại con dấu từ cơ quan công an.
• Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 bị mất con dấu và mất giấy chứng nhận đăng ký con dấu: Thông báo mẫu dấu theo thủ tục thông thường, nhưng đồng thời phải thông báo đến cơ quan Công an nơi đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu về việc mất con dấu, mấy giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
• Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015: Có thể giữ hoặc tiêu hủy con dấu cũ sau khi đã có con dấu mới.

Thời gian thay đổi con dấu của công ty mất bao lâu?

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin. Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ phụ trách sẽ gửi lại giấy biên nhận hồ sơ đến doanh nghiệp. Nội dung giấy biên nhận nêu rõ thời gian nhận hồ sơ và lịch hẹn trả kết quả.

Trường hợp hồ sơ thay đổi con dấu của công ty không hợp lệ, cán bộ phụ trách có nhiệm vụ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ.

Về cơ bản thời gian thay đổi con dấu của công ty sẽ được chia thành:

• Thời gian khắc dấu mới công ty: 1 đến 2 ngày làm việc;
• Thời gian công bố thông tin mẫu dấu: 3 đến 5 ngày làm việc.

Trên đây là nội dung bài viết về Các trường hợp thay đổi con dấu của công ty, để biết thêm thông tin chi tiết quý khách vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

Luật sư Nguyễn Sỹ Thông

• Tư vấn qua điện thoại: 0982645619
• Tư vấn qua email: thongnguyen.legal@gmail.com
• Tư vấn trực tiếp tại Văn phòng: A11 KTTTDTT số 248 đường Trần Hưng Đạo, Đông Hòa, Dĩ An, tỉnh Bình Dương.