Trong thực tế, hiện nay, việc sao y công chứng được thực hiện khá phổ biến. Tuy nhiên, vẫn có nhiều khách hàng thắc mắc về thời hạn của các văn bản sao công chứng. Một số khách hàng mặc định, các văn bản sao y công chứng chỉ có thời hạn 06 tháng kể từ ngày thực hiện việc sao y công chứng, như vậy, có đúng hay không? Do đó, qua bài viết dưới đây, Luật sư Thông sẽ cung cấp đến quý khách hàng một số quy định của pháp luật hiện hành về thời hạn của các văn bản sao y công chứng để quý khách hàng có thể nắm rõ thời hạn của các văn bản này, phục vụ cho nhu cầu sử dụng chúng trong thực tế.
Sao y công chứng là gì?
Sao y công chứng thực chất tên gọi đúng là sao y chứng thực hay chính là chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định về hình thức “chứng thực bản sao từ bản chính” như sau:
“2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”.
Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, sao y công chứng là việc chứng thực bản sao dựa vào căn cứ bản chính được thực hiện bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trong đó, căn cứ khoản 5 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, “bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Đồng thời, khoản 6 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, “bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Trên thực tế, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ sử dụng các bản photo từ bản chính, căn cứ vào bản chính để ký, đóng dấu chứng thực bản photo có nội dung chính xác như bản chính.
Thời hạn của các văn bản sao y theo quy định của pháp luật hiện hành
Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính được quy định như sau:
“Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực.
…
- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Quy định trên chỉ ghi nhận về các trường hợp bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý như bản chính và các trường hợp bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính. Luật Công chứng năm 2014 cũng không có quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Như vậy, hiện tại, không có giới hạn nào về mặt thời hạn sử dụng của văn bản sao y công chứng.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, mặc dù Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP không giới hạn thời hạn sử dụng nhưng một số văn bản pháp luật chuyên ngành lại quy định về vấn đề này.
Do đó, có thể chia thời hạn sử dụng của bản sao y công chứng thành các trường hợp như sau
Bản sao có giá trị sử dụng vô thời hạn
Trong trường hợp này, bản sao được chứng thực từ bản chính sẽ có giá trị sử dụng vĩnh viễn nếu cá nhân, tổ chức có nhu cầu sử dụng (trừ một số trường hợp đặc biệt như bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ,…). Chẳng hạn như: Giấy khai sinh, bằng đại học, bằng tốt nghiệp THPT, bảng điểm,…
Bản sao giới hạn thời gian sử dụng
Trong trường hợp này, bản sao sẽ có giá trị phụ thuộc và thời hạn sử dụng của bản chính. Chẳng hạn như: chứng chỉ ngoại ngữ Toeic có giá trị hiệu lực 2 năm kể từ ngày thi (theo chính sách mới nhất 2022 từ ETS Global), như vậy, bản sao y công chứng cũng chỉ được sử dụng trong thời hạn chứng chỉ Toeic còn thời hạn.
Trong một số trường hợp đặc biệt, pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể về thời hạn của một số loại giấy tờ nhất định. Cho nên trong những trường hợp này, giá trị sử dụng của bản sao y chứng thực sẽ phụ thuộc vào thời hạn của bản chính của các loại giấy tờ này. Ví dụ như: Căn cứ khoản 2 Điều 12 Nghị định Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Hộ tịch năm 2014 quy định giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy theo thời điểm nào đến trước. Vì vậy, bản sao được chứng thực từ loại giấy tờ này cũng chỉ có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
LƯU Ý: Trên thực tế, một số cơ quan, tổ chức thường yêu cầu bản sao y chứng thực có giá trị không quá 06 tháng kể từ ngày thực hiện việc sao y chứng thực. Do vậy, quý khách hàng cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị hồ sơ thực hiện cho các giao dịch, công việc cần thiết, đặc biệt lưu ý đến giá trị sử dụng của các bản sao.
Trên đây là thông tin về một số vấn đề pháp lý cơ bản liên quan đến thời hạn của văn bản sao y công chứng. Quý khách hàng cần lưu ý và xem xét hồ sơ thực tế trong từng trường hợp cần sử dụng các bản sao y để phục vụ nhu cầu sử dụng. Mọi thắc mắc quý khách hàng vui lòng liên hệ Luật sư chúng tôi qua thông tin liên hệ dưới đây:
- Tư vấn qua điện thoại: 0982645619
- Tư vấn qua email: thongnguyen.legal@gmail.com
- Tư vấn trực tiếp tại Văn phòng: A11 KTTTDTT số 248 đường Trần Hưng Đạo, Đông Hòa, Dĩ An, tỉnh Bình Dương.
Kết nối MXH